Tieto- ja viestintäteknologian – sekä tietysti etenkin internetin kehityksellä – on jo pitkään ollut valtava vaikutus yritysten rakenteisiin ja toimintaympäristöihin liki kaikilla mahdollisilla toimialoilla. Digitalisaatio ei ole enää erityisen uusi juttu, mutta kehityksen vauhti ei missään nimessä ole hidastumassa, ennemminkin päinvastoin. 

Digitalisaatio on muutaman viime vuoden aikana noussut yritysmaailman puhutuimmaksi käsitteeksi. Se, mitä tarjottavaa digitalisaatiolla sitten käytännössä olisi yritykselle ja miten digitalisaatio voisi auttaa toiminnan kehittämisessä, ei välttämättä ole lainkaan selvää. Melkeinpä jokaisessa yrityksessä hyödynnetään digitalisaatiota varmasti jollakin tavoin, mutta tämä on usein vain murto-osa kaikista kannattavista mahdollisuuksista, joita sillä olisi tarjottavanaan. Tässä artikkelissa pureudutaan siihen, miksi ja miten jokaisen yrityksen tulisi hypätä kunnolla mukaan viime vuosien merkittävimmän kehityksen kelkkaan. 

Digitalisaatio ei ole pelkkää teknologiaa 
Teknologiaan keskittyvä työ tuo leivän pöytään yhä useammalle nyky-yhteiskunnan kasvatille. Digitalisaatio kasvattaa jatkuvasti osaajien kysyntää eri aloilla ja tämä näkyy myös opintojen pariin hakeutuvien ihmisten määrissä. Automaatioinsinööri on hyvä esimerkki ammatista, johon koulutettuja osaajia tarvitaan digitalisaation myötä kasvavissa määrin ja joka myös kiinnostaa yhä useampia opiskelemaan hakevia. Teknologia-alan työt ovat oma lukunsa, mutta kun tämän työn hedelmiä hyödynnetään muilla aloilla, ei keskiössä enää olekaan juuri jokin tietty tietojärjestelmä tai muu teknologinen ratkaisu. Digitalisaatio tarkoittaa yritykselle ennen kaikkea mahdollisuutta muuttaa toimintatapojaan parempaan suuntaan. 

Digitalisaatio saattaa monesti näyttäytyä yrityksille muusta liiketoiminnan kehittämisestä irrallisena asiana, mitä sen pitäisi olla. Usein saatetaan myös kokea, että digitalisaatio mahdollisuuksineen ja vaatimuksineen on muiden alojen heiniä eikä kosketa juuri omaa yritystä. Saatavilla oleva tietotulva, ennenäkemättömällä tahdilla eteenpäin rullaavat muutokset sekä jatkuva puhe digitalisaatiosta sen lukemattomine eri ulottuvuuksineen saavat ymmärrettävästi monelle sellaisen tunteen, että kyse on jostain aivan liian monimutkaisesta asiasta, jonka pohtimiseen omaa liiketoimintaa harjoittaessa ei ole resursseja. 

Todellisuudessa digitaalinen muutos on asia, joka jokaisen yrittäjän olisi syytä ottaa avosylin vastaan. Se etenee kovalla vauhdilla ja kilpailukyvyn heikentyminen näkyy liikevaihdossa melkeinpä aina vasta viiveellä. Ei siis kannata sulkea silmiään käytettävissä olevilta mahdollisuuksilta. 

Miten päästä liikkeelle digitalisaation tehokkaammassa hyödyntämisessä? 
Moni yrittäjä tiedostaa, että digitaalisen muutoksen vauhdilla etenevään karavaaniin pitäisi ehdottomasti päästä mukaan, mutta ei välttämättä tiedä, mitä asian hyväksi pitäisi tehdä tai mistä aloittaa. Tällaisessa tilanteessa erilaiset konsulttiratkaisut voivat osoittautua kultaakin arvokkaammiksi vaihtoehdoiksi. Konsultista on varmasti hyötyä myös silloin, kun digitalisaation tarjoamia mahdollisuuksia hyödynnetään jo hyvinkin ahkerasti, mutta toimintatapoja tahdotaan jollakin saralla muuttaa tai kokonaisuutta saada viilattua vieläkin paremmaksi. 

Kun yritystä lähdetään viemään kohti digitaalisen muutoksen viitoittamaa tietä, teknologinen osaaminen on tarpeen. Sitä ei kuitenkaan välttämättä löydy yrityksen sisältä eikä onneksi tarvitsekaan löytyä, sillä palveluita on tarjolla monipuolisesti. Palkkaa ammattitaitoinen IT-asiantuntija ulkopuolelta, niin sinä ja työntekijäsi voitte keskittyä omiin osaamisalueisiinne ilman päänvaivaa teknologisten ratkaisujen vaatimuksista. 

Miksi pk-yritys tarvitsee konsulttipalveluita?
Konsulttien apu ei ole pelkästään suurille yrityksille tarjolla olevaa luksusta, vaan siitä voi olla merkittävää hyötyä myös keskisuurille ja aivan kaikkein pienimillekin yrityksille. Sosiaalisen median kuin omat taskunsa tunteva markkinointikonsultti tai digitalisaation uusien tuulien teknisen puolen taitava IT-asiantuntija auttavat sekä alkuun pääsemisessä että kehittymisessä. Vaikka yrityksen sisältä löytyisikin osaamista digitalisaation eri osa-alueilta, voi ulkopuolisen konsultin tarjoamista tuoreista näkökulmista olla todellista apua liiketoimintaa viilatessa ja tulevaisuutta suunnitellessa. 

Konsultti voi toimia projektin yhtenä osallistujana tai olla projektipäällikkö, joka pitää langat käsissään ja vie kokonaisuutta eteenpäin ammattitaitonsa avulla. Konsultin rooli riippuu aina yrityksen tarpeista ja tietysti tämän omasta ydinosaamisalueesta. 

Miten toimintatapoja voi muuttaa digitalisaation keinoin? 
Digitalisaatio mahdollistaa yritykselle kokonaisvaltaisen toimintatapojen muutoksen. Tänä päivänä voi valehtelematta sanoa, että menestyvältä ja täyteen potentiaaliinsa pyrkivältä yritykseltä jopa vaaditaan tätä. Esimerkkeinä tällaisista muutoksista toimivat vaikkapa toimintatapojen kehittäminen siinä, miten yritys toimii ja näkyy internetissä, miten ja mistä se tavoittaa asiakaskuntansa ja millä tavoin sen tuotteet ja palvelut ovat saatavilla digitaalisessa maailmassa. 

Tässä vaiheessa kannattaa pysähtyä hetkeksi miettimään oman yrityksensä toimintaa:

 

• Hyödynnetäänkö yrityksessä internetin tarjoamia mahdollisuuksia asiakkaiden tavoittamiseen? 
• Löytävätkö potentiaaliset asiakkaat yrityksen helposti? 
• Kun yrityksen olemassaolo ja tarjonta on asiakkaan tiedossa, ovatko toimintaprosessit ja palvelut riittävän virtaviivaisia, jotta ne tulisi esitettyä asiakkaalle houkuttelevalla ja helpolla tavalla? 
• Hyödynnetäänkö saatavilla olevaa tietoa liiketoiminnan kehittämiseen optimaalisella tavalla? 

Nämä ovat vain joitakin esimerkkejä asioista, joiden rakentamiseen ja kehittämiseen on tätä nykyä käytettävissä liki rajattomat mahdollisuudet tarjoavia digitaalisia työkaluja. Jokainen yritys voi näiden työkalujen avulla havaita, innovoida ja kehittää juuri omaan tilanteeseensa sopivimmat ratkaisut kilpailun kärjessä pysytelläkseen tai sinne suunnatakseen. 

Parempaa palvelua asiakkaille 
Digitaalinen muutos on tuonut mukanaan lukemattomia uusia tapoja ja väyliä, jotka mahdollistavat aiempaa onnistuneemman asiakaskokemuksen tarjoamisen. Sen sijaan, että asiakkaan olisi haeskeltava haluamansa yritys puhelinluettelon sivuilta ja sitten pirautettava lisätietoja saadakseen, voi tuotteista ja palveluista kertoa monipuolisesti ja kattavasti internetissä. Tieto on tällöin kenen tahansa ulottuvilla ja potentiaalinen asiakas voi tutustua yrityksen toimintaan kaikessa rauhassa ilman vaivannäköä. 

Internetin mukanaan tuomat väylät asiakaspalvelun tarjoamiseen kannattaa niin ikään ottaa käyttöön viimeistään tässä vaiheessa. Sähköposti lienee yritykselle kuin yritykselle jo itsestäänselvyys, mutta sen rinnalle ja monin paikoin jo siitä ohikin ovat nousseet eri sosiaalisen median kanavat sekä verkkosivujen chat-keskustelut. Ihannetilanteessa asiakas pääsee valitsemaan eri vaihtoehtojen joukosta juuri itselleen luontevimman tavan ottaa yhteyttä yritykseen. 

Digitalisaation ansiosta yrityksillä on käytettävissään myös nykyaikaisia asiakkuudenhallintaan tarkoitettuja tietojärjestelmiä, joiden avulla asiakkaiden käyttäytymistä ja tarpeita voi ymmärtää huomattavasti aiempaa paremmin ja ennen kaikkea näppärämmin. Nämä työkalut auttavat tarjoamaan asiakkaille juuri sitä, mitä he kulloinkin haluavat ja tarvitsevat. 

Uusia välineitä ongelmanratkaisuun 
Digitaalisen muutoksen ansiosta yrityksillä on käytettävissään aiempaa monipuolisemmat ja tehokkaammat työkalut tiedon keräämiseen sekä sen tutkimiseen ja analysoimiseen. Monimutkaisemmatkin ongelmat hoituvat nykyteknologian ja sen lukuisten sovellutusten avulla helpommin kuin koskaan aiemmin. 

Tehokkaampaa markkinointia 
Sosiaalinen media, mobiilimarkkinointi, hakusanamainonta ja hakukoneoptimointi ovat kaikki esimerkkejä digitaalisen markkinoinnin osa-alueista, jotka tekevät potentiaalisten asiakkaiden tavoittamisesta sujuvampaa kuin perinteisen markkinoinnin keinot. Markkinoinnin toimivuutta on myös helppo seurata nykymenetelmien avulla. 

Onnistuneempia päätöksiä 
Parhaat mahdolliset päätökset tehdään vain kattavan ja paikkansa pitävän tiedon perusteella. Nykyaikaisen informaatioteknologian ansiosta tiedon kerääminen on aiempaan verrattuna uskomattoman helppoa ja tehokasta. Digitaalinen muutos on tuonut yrityksen ulottuville niin pääsyn tarkan datan kimppuun kuin helpommat yhteydenottomahdollisuudetkin. Asiakaspalautetta ja mielipiteitä voi kerätä netin ansiosta milloin tahansa asiakkaiden olinpaikasta riippumatta ja palaverin voi pitää helposti, vaikka kaikki osallistujat olisivat kokoushetkellä eri puolilla maapalloa. 

Älä pelkää digitaalista muutosta – ota siitä kaikki hyöty irti 
Digitalisaatio kiinnostaa ja puhuttaa, mutta herättää ymmärrettävästi osassa yrittäjistä myös negatiivisia ajatuksia ja jopa suoranaista vastentahtoisuutta. Uusien mahdollisuuksien kieltäminen ja passiivinen suhtautuminen asiaan eivät kannata, vaan heikentävät ennen pitkää kilpailuetua. 

Ehkäpä kaikkein tärkeintä on sisäistää, ettei digitalisaation hyödyntäminen tarkoita teknologian viimeisimpien villitysten ihmettelemistä virtuaalilasit päässä, vaan keskiössä on yksinkertaisesti yrityksen toiminnan parantaminen, tehostaminen ja mahdollisesti kasvattaminen. Digitalisaatiossa ja digitaalisessa muutoksessa ei ole mitään pelättävää, vaan ne ovat sen sijaan täynnä mahdollisuuksia kaikkien alojen yrityksille suurista kaikkein pienimpiin. 

Lisääntyvä digitalisaatio ja automatisointi tarkoittaa useimpien yritysten liiketoiminnan prosessien kannalta it-asioiden päivittämistä ja jatkuvaa kehittämistä. Puhutaan pilvipalveluista, ketterästä kehityksestä ja monista muista asioista, jotka eivät välttämättä sano mitään sellaisille yrittäjille, joille jopa internet on yhä hämmentävä, mutta pakollinen toimintaympäristö. 

Mitä mystinen IT tarkoittaa?
Kirjainyhdistelmä it tulee sanoista information technology eli suomeksi informaatiotekniikka. Käytännössä kyse on paljolti samoista aihepiireistä kuin mihin kirjainyhdistelmä ATK:lla (automaattinen tietojenkäsittely) viitattiin aiemmin. Käytössä on myös kirjainyhdistelmä ICT, joka tulee sanoista information and communications technology. 

IT ja ICT tarkoittavat tiedon digitaalista käsittelyä; tiedon muokkaamista, hakua, siirtämistä, tallentamista ja muita vastaavia toimintoja, jotka suoritetaan tietokoneiden ja sähköisen tietoliikenteen avulla. Kirjoitusasuna lyhenteistä IT ja ICT käytetään vaihtelevasti sekä pelkästään isoja kirjaimia että pieniä kirjaimia, kuten esimerkiksi sanassa it-konsultointi. Se voitaisiin yhtä hyvin kirjoittaa muodossa it-konsultti.

Mitä it-konsultti tekee?
It-konsultin tehtävä on neuvoa, opastaa, ohjata ja ennen kaikkea toteuttaa asiakkaan tarpeiden mukaan tietotekniikkaan liittyviä projekteja, joiden laajuus ja sisältö vaihtelevat suuresti. Kaikki yrityksen tietoteknisiin toimintoihin liittyvä kuuluu it-konsultoinnin piiriin. Suuremmissa yrityksissä toimi aikoinaan omia it-osastoja, mutta osa yrityksistä on päätynyt ulkoistamaan toiminnot ja ostamaan tarvitsemansa palvelut palveluntarjoajilta. 

Eräs it-konsultin tehtävistä on esimerkiksi tarvittaessa löytää yrityksen tarpeisiin sopivin palveluntarjoaja. It ulkoistaminen on kustannustehokasta silloin, kun ulkoistettavat toiminnot eivät ole yrityksen kilpailuvalttina olennaisia. Pienyritykselle it-konsultin käyttäminen saattaa tuntua kalliilta menoerältä, mutta ammattitaitoisen asiantuntijan palvelut säästävät pitkän sentin, koska yrityksen oma aika ei kulu sellaisten osa-alueiden kanssa taistelemisessa, jotka ulkopuolinen osaa järjestää tarvitun mukaisesti.

Monipuoliset it palvelut
Monelle yritykselle on tietenkin päivänselvää, millaisia it-palveluja tarvitaan. Kuitenkaan asiaan vihkiytymättömät eivät välttämättä ole tietoisia siitä, millaisin toteutuksin yrityksen tietotekniikkaan liittyvät toiminnot voidaan tehokkaimmin hoitaa. It-alan yrityksiä on moneen lähtöön, joten voi tuntua vaikealta löytää juuri itselle sopivin taho. 

Mahdollisimman monipuolinen ja pitkäikäinen it-konsultointiyritys kuulostaa luotettavalta puhumattakaan referenssien määrästä. Toisaalta vaakakupissa painaa myös hinta, sillä vaikka hinta-laatusuhde olisikin täydellinen, monen pienyrityksen budjetti asettaa tiukat raamit palveluiden määrälle ja laajuudelle. 

It-palveluihin lukeutuu huomattava määrä osa-alueita, muun muassa

• tietoturvapalvelut 
• tallennus- ja varmennusratkaisut 
• järjestelmät, järjestelmähallinta 
• kiinteiden ja langattomien tietoliikenneyhteyksien toteutus 
• työasemat, laiteasennukset 
• ohjelmistot 
• sovellukset, niiden suunnittelu, kehittäminen ja toteuttaminen 
• laitehuolto, laiterekisteröinti 
• valvontapalvelut, tukipalvelut, seurantapalvelut ja niihin liittyvä päivystys 
• pilvipalvelut, niiden käyttöönotto ja hallinta 
• koulutukset 
• etävalvonta

It-konsultin ja asiakkaan on ymmärrettävä toisiaan
It-konsulttia valitessa on tärkeää löytää sellainen taho, joka ymmärtää asiakkaan liiketoimintaympäristöä sekä alaa, jolla asiakas toimii. Riittävä taustaymmärrys takaa sen, että it-konsultti ja asiakas ajattelevat samoja asioita, eivät ”toistensa ohi”. Tällöin it-konsultti osaa tuoda lisäarvoa löytämällä asiakkaan tarpeisiin sellaisiakin ratkaisuja, joita asiakas itse ei olisi välttämättä osannut suoraan pyytää ja kysyä. 

On sanomattakin selvää, että it-konsultin ja asiakkaan välillä vallitsee luottamus; on pystyttävä avoimesti ja hyvässä yhteisymmärryksessä puhumaan suoraan palveluiden toiminnasta. Jos asiakkaan toivomat ratkaisut eivät olekaan riittäviä, tai vastaa asiakkaan tarpeita, it-konsultin on voitava osoittaa tämä asiakkaalle rehdisti ja mielellään suositeltava sopivammat vaihtoehdot. Osaava it-konsultti kykenee juuri tähän tehtävään. Vastaavasti jos it-konsultti tarjoaa ratkaisumalleja, jotka asiakkaan kokemukseen ja tietoihin pohjautuen eivät vaikuta sopivalta, asiallinen it-konsultti ymmärtää tämän ja etsii oikeat ratkaisut asiakkaalta saamansa tiedon pohjalta. 

Sopivan it-konsultin tarjoama yrityspalvelu on ajantasaista ja varmaa; asiakas tietää, että saa konsultoivan tahon kiinni sovitun mukaisesti ja vastaavasti it-konsultti pitää yhteyttä asiakkaaseen informoiden joka käänteessä, kuinka projekti etenee. Kaikkein tärkeintä on puolin ja toisin kysyä heti, jos on epäselvyyksiä, ja tiedottaa, mikäli tulee muutoksia.

Projektinhallinnan tärkeys
Toimiva projektinhallinta on eräs avaintekijöistä silloin, kun yrityksessä toteutetaan it-alan projekteja. Yrityksen perustoiminnot eivät missään tapauksessa saa lamaantua muutosten aikana, on sitten kyse tietoteknisen kaluston uusimisesta, uuden työympäristön käyttöönotosta, tai yleensäkin mistä tahansa yrityksen toimintaan liittyvästä digitaalisesta kehityksestä. 

Laajat projektit tulisikin ajoittaa porrastetusti, jotta mitkään yrityksen liiketoiminnalliset prosessit eivät pysähdy kokonaan. It-konsultilta on hyvä suunnitteluvaiheessa tarkistaa, miten esimerkiksi päivitykset suunnitellaan siten, että mahdolliset viivästykset eivät kaada yritykselle olennaisia toimintoja. 

Ongelmilta ei tietenkään aina voi välttyä. It-konsultti pyrkii kuitenkin minimoimaan ongelmat ehdottamalla sellaisia toteuttajia ja ratkaisuja, jotka ovat mahdollisimman luotettavia liiketoiminnan prosessien sujuvuuden varmistamiseksi. 

Tarvitseeko yrityksemme it-konsulttia?
It-konsultin ei välttämättä tarvitse olla tuntematon tekijä, joka etsitään tarpeen vaatiessa internetistä hakukoneen avulla. Saatat tuntea jonkun, jolla on laaja omakohtainen kokemus it-alan asioista koulutuksen, työhistorian, tai harrastustensa kautta. Tällaiselta henkilöltä saatat saada vähintäänkin pohjatietoa, jonka avulla jäljität tarpeitasi vastaavan it-konsultin, koska tiedät tarkemmin, mitä palveluita tarvitset. 

Valitse paras it-konsultti pienyrityksellesi suositusten, mutta myös intuition pohjalta. Mahdollisimman tarkalla ennakkosuunnittelulla annat it-konsultille edellytykset tehdä yrityksesi tarpeisiin sopiva tarjous. Kuinka sitten osaisit päätellä, onko juuri löytämäsi it-konsultti kaikesta huolimatta sopivin sinun yrityksesi tarpeisiin?

Internet on etsivän paras tietolähde
It-konsultointia tekevien yritysten kotisivut kertovat paljon kyseisistä yrityksistä. Usein sivuilta löytyy selkeät yhteystiedot, kattavasti referenssejä ja jopa blogeja. Ota yrityksiin rohkeasti yhteyttä ja kysy lisää!